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EmissionEmissione registrazione fatture e ddt

Tramite questa finestra si emettono documenti come le fatture di vendita, ddt, note di variazione ecc.

Nota per le fatture emesse: In alternativa è possibile registrarle direttamente in contabilità le fatture utilizzando registrazioni iva.

Il programma esegue la contabilizzazione della fattura, ed, in base al codice di pagamento, può creare la registrazione dell'incasso della fattura e/o la scadenza (partita aperta).

Nella stampa dei documenti l’area in alto (vedi esempio fattura) è riservata all’intestazione dell’azienda. Dal pulsante modifica intestazione delle fatture (in basso a sx) si possono inserire o modificare i dati anagrafici di intestazione delle fatture.

Dal menu impostazioni > modifica intestazione fatture e ddt si trovano ulteriori dettagli.

 

La schermata per emettere i documenti si presenta in questo modo:

Anno: viene proposto l'anno predefinito.

Selezionare il tipo documento: si possono gestire più tipi documento, per ddt, per le fatture, per le note di variazione in diminuzione, fatture differite e/o fatture accompagnatorie ecc.. Quando siano necessarie più numerazioni di fattura occorrono tipi documento collegati a diversi registri iva sezionali. Il numero progressivo di protocollo e di fattura è legato al registro iva che è collegato al tipo documento.

Viene proposto il tipo documento predefinito.

Vedere anche dal menu emissione fatture > impostazione tipi documento

 

Nuova registrazione : per effettuare una nuova registrazione

Apri registrazione, N.protocollo e Binocolo ricerca: per aprire una registrazione già inserita per modificarne i dati o visualizzarla. Il binocolo visualizza l’elenco delle operazioni già inserite e permette di ricercare le registrazioni.

A fianco del n.protocollo appare una sintetica descrizione della registrazione.  Vai a apri registrazioni già inserita

Conferma stampa: per ristampare un documento.

 

Stampa documenti da... a... : stampa in blocco le fatture comprese nell'intervallo impostato

 

Impostazioni:

Sono alcune scorciatoie per accedere alle seguenti funzioni (raggiungibili anche dal menu a tendina).

Modifica l’intestazione della fatture: per modificare i dati anagrafici di intestazione delle fatture.

Impostazioni del tipo documento: per impostare alcuni parametri (il registro iva collegato, il numero di decimali nei prezzi unitari, il tipo fattura o fattura accompagnatoria, selezionare il immagine jpeg con il logo aziendale, ecc.)

 

 

 

 

Emissione fatture – inserimento dati

 

I dati della registrazione delle fatture sono disposti su varie videate selezionabili con le linguette che appaiono in basso:

Si compilano prima i dati intestazione

Poi le righe con le merci e servizi venduti e/o la fatturazione differita dei ddt

Se ddt o fattura accompagnatoria si compilano i dati trasporto

La  videata imponibile, iva e contropartite fa vedere come avviene la contabilizzazione

Infine la videata pagamento e scadenze permette di gestire la registrazione contabile del pagamento e partite aperte o scadenze.

 

Salva: salva la registrazione      Elimina: Elimina la registrazione

Premendo salva si apre automaticamente l'anteprima di stampa della fattura.

 

 

 

 

Emissione fatture e ddt - dati intestazione

Nota di variazione: lasciare NO se normale fattura oppure selezionare se si tratta di diminuzione (nota di credito) o aumento. Vedi dettagli per note di credito. Se DDT è obbligatorio lasciare NO.

Data registrazione: alla prima registrazione viene proposta la data corrente, poi, ad ogni nuova registrazione, quella della precedente operazione.

Cliente: viene richiesto cliente, fornitore o conto in base alle impostazioni del tipo documento e registro iva collegato .

Destinatario: indirizzo al quale è intestata la fattura, viene ripreso dall'anagrafica cliente.

Note

- si può modificare il destinatario direttamente sulla fattura, ma la partita iva e/o il cod.fisc. che vengono stampati sulla fattura sono quelli dell'anagrafica cliente.

- con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 5 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere in po’ diversa con quanto si vede a video.

Data e numero fattura/documento: estremi della ddt o fattura. Per le fatture emesse normalmente il numero di fattura viene proposto in automatico ed è uguale al numero di protocollo.

Nel caso si utilizzino registri iva sezionali con diverse numerazioni, per esempio una numerazione per fatture accompagnatorie e’ possibile nelle impostazioni dei tipi documento selezionare la casella ‘Numerazione fattura con Tipo/numero’ affinchè nel numero di fattura venga automaticamente inserito per esempio A/123.

 

I campi che seguono (pagamento, banca, iban,varie1) si possono predisporre in anagrafica clienti e modificare sulle singole fatture; si possono anche inserire sui ddt affinchè siano già pronti per la fatturazione differita.

Codice pagamento: dato opzionale. In base alle impostazioni del codice pagamento possono essere create la registrazione contabile immediata del pagamento della fattura in conto o a saldo e/o le partite aperte o scadenze.

A fianco della casella vengono descritte le impostazioni del codice pagamento

Descrizione pagamento: scritta che viene evidenziata sulla fattura.

Nota: con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 2 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere un po’ diversa con quanto si vede a video.

Iban e banca: vengono proposti in base a quello che è inserito in anagrafica clienti o tra le impostazioni dei codici di pagamento.

Varie1: campo opzionale per inserire una scritta libera.

Nota: con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 2 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere diversa con quanto si vede a video.

Varie2: scritta libera che viene stampata sia sul modello fattura che FatturaAcc

In Varie2, nel caso sia spuntata la casella 'iva per cassa' viene inserita la scritta IVA per cassa ai sensi dell’art.32-bis del d.l. 22 giugno 2012, n.83.

Nota: con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 4 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere diversa con quanto si vede a video.

 

DDT da fatturare: viene proposto dalle impostazioni del tipo documento. Se la casella non è spuntata il ddt sarà escluso dalla fattura differita. Il campo non  è attivo se fattura.

 

Dati contabili (sono disattivati se si tratta di tipo documento non collegato a registro iva)

N.Protocollo: viene assegnato automaticamente, normalmente non è necessario forzarlo.

Nel n.protocollo è possibile forzare numeri/bis, esempio 1240/A. Se viene forzato il n.protocollo   può essere necessario forzare anche il numero fattura.

 

 

Causale: viene proposta quella predefinita nelle impostazioni del registro iva selezionato in base alla selezione effettuata nella casella 'nota di variazione'.

Descrizione aggiuntiva: scritta libera che viene evidenziata in alcune stampe contabili

Iva differita (iva per cassa): selezionare quando sia consentito differire il versamento iva al momento dell'incasso (esempio fatture verso enti pubblici). In anagrafica clienti o fornitori si può predefinire l’impostazione di questa casella.

Quando la fattura viene incassata bisogna inserire la data di pagamento.

Le fatture con iva differita vengono evidenziate nel registro iva nel periodo di emissione e non conteggiate nella liquidazione iva. Nel periodo riferito alla data incasso vengono inserite nel registro iva e conteggiate nella liquidazione. vedi dettagli per fatture iva per cassa o esigibilità differita iva

Dati per spesometro: vedi dettagli.

 

 

 

 

Emissione fatture e ddt - Righe merce e servizi

Le righe inserite vengono elencate nella griglia in alto.

Premendo Nuova Riga si inseriscono i prodotti o servizi venduti con le relative quantità i prezzi e gli eventuali sconti.

 Per i ddt si possono inserire anche prezzi, codice iva e contropartita affinché siano pronti per la fattura differita.

 

Dati della RIGA

Codice: digitato un codice prodotto appaiono automaticamente i dati inseriti in anagrafica prodotti e servizi (descrizione, um, prezzo e primo sconto). Il codice si può anche lasciare in bianco e digitare direttamente la descrizione.

Descrizione: descrizione della merce o servizi

Nota: nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere un po’ diversa con quanto si vede a video.

u.m.: unità di misura

quantità: quantità della merce o servizi. Sono accettati da 0 fino a 4 decimali.

prezzo: il prezzo proviene dall'archivio prodotti. Sono accettati da 2 fino a 5 decimali

Per modificare il numero di decimali: dal menu ‘emissione fatture’ > ‘impostazione tipi documento ’

sconti: sono disponibili fino a due sconti, per esempio 50+3. Il primo sconto proviene dall'archivio prodotti.

Nota: in stampa, con il modello standard, vengono evidenziati fino a 6 caratteri nella colonna sconti; se si utilizzano più sconti o sconti con decimali è necessaria la personalizzazione del modello altrimenti gli sconti potrebbero non essere correttamente evidenziati sul documento stampato.

codice iva: la priorità con cui viene proposto il codice iva è la seguente: anagrafica cliente, archivio prodotti, impostazioni dei registri iva, codice iva predefinito. Per esempio se il codice iva è impostato in archivio prodotti = 21, e, sul cliente è impostato il codice iva XX, prevale il codice XX e quindi viene proposto XX.

conto: si tratta normalmente di un conto di ricavi. Viene proposta automaticamente la contropartita inserita in anagrafica prodotti; se non inserita viene proposta quella dall'anagrafica cliente, se non impostata in anagrafica, viene proposta quella delle impostazioni del registro iva.

ritenuta: con la spunta in questa casella viene calcolata la ritenuta d'acconto sull'importo della riga. Il codice ritenuta viene proposto automaticamente se inserito nell'anagrafica del conto impostato nella casella contropartita. L'importo viene calcolato automaticamente in base alla percentuale impostata sul codice ritenuta oppure si può digitare. Si possono emettere fatture con massimo due diversi tipi di ritenuta. Vedi dettagli su fatture con ritenuta d'acconto.

riga di sola iva: consente di fatturare un importo di sola iva. Nella casella prezzo si deve inserire l’importo dell’iva.

 

Conferma riga: inserisce la riga nella griglia di riepilogo.

Elimina riga: elimina la riga dalla griglia di riepilogo.

 

Per modificare una riga già inserita fare doppio click nella griglia.

 

Prezzi ivati e scorporo nei totali: per evidenziare in fattura nel dettaglio della merce venduta i prezzi iva inclusa ed ottenere lo scorporo nei totali fattura.

 

 

 

 

Emissione fatture e ddt - fatturazione differita ddt

il pulsante selezione ddt da fatturare apre la finestra dove vengono elencati i ddt emessi con la spunta nella casella 'ddt da fatturare':

con doppio click si selezionano i ddt, oppure con il pulsante seleziona tutti i ddt.

Il pulsante conferma fatturazione ddt selezionati provvede a copiare il contenuto dei ddt sulla fattura.

Quando, successivamente la fattura viene salvata, i ddt selezionati vengono contrassegnati come fatturati.

Nella fattura troviamo automaticamente le righe compilate con il contenuto dei ddt. Tali righe possono essere modificate o eliminate come se fossero state inserite direttamente in fattura.

Nota:

sui ddt troviamo anche codice pagamento, banca, iban, ecc; tali dati vengono trasportati sulla fattura. Se sulla fattura, ad esempio il codice di pagamento è impostato prima di selezionare i ddt, quando quesi vengono selezionati il programma chiede se prendere il dato del ddt o quello già inserito in fattura.

 

Nota2:

Per sfatturare i ddt selezionati sulla fattura bisogna eliminare, sulla fattura, le righe relative al ddt, oppure eliminare la fattura

 

 

Emissione fatture - dati trasporto

I dati descritti di seguito vengono stampati sui documenti solo quando il modello di stampa sia FatturaAcc o ddt.

Causale trasporto, trasporto a mezzo, vettore, varie3, ecc.: alcuni di questi campi possono essere codificati per evitare di digitarli ad ogni fattura (dal menu ‘emissione fatture’ > ‘tabelle per fatture accompagnatorie’).

Dal menu ‘emissione fatture’ > ‘Impostazione tipi documento per emissione fatture’ si possono impostare questi dati affinché vengano proposti automaticamente sulle fatture.

Destinazione merce: per inserire l'indirizzo destinazione merce o un secondo indirizzo sulla fattura.

Nota: con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 5 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere un po’ diversa con quanto si vede a video.

Varie3: scritta libera che viene stampata sia sul modello fattura che FatturaAcc che ddt. Si può predisporre nelle impostazioni dei tipi documento affinché venga proposta automaticamente.

Nota: con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 4 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere un po’ diversa con quanto si vede a video.

 

 

 

 

Emissione fatture e ddt -videata con riepilogo registrazione iva e scrittura contabile in partita doppia

Questa schermata viene automaticamente compilata in base alle righe con i prodotti e servizi venduti. Viene visualizzata la registrazione iva e la scrittura contabile in partita doppia:

Nella griglia registrazione contabile viene mostrata la scrittura in partita doppia: cliente a diversi oppure diversi a fornitore. Nei diversi troviamo il conto di costo o ricavo ed il conto iva. Il conto iva è automatico e proviene dalle impostazioni del registro iva.

Se la fattura è soggetta a ritenuta d’acconto troviamo anche la scrittura in partita doppia fornitore a ritenute o ritenute subite a cliente.

Nell'immagine di esempio visualizzata sopra troviamo:

in avere: il conto di ricavo (o i conti di ricavo) inseriti nella videata 'righe' e il conto iva su vendite inserito nelle impostazioni del registro iva collegato al tipo documento.

in dare: il cliente inserito nella videata 'dati intestazione'

Se si tratta di documenti di trasporto la registrazione contabile non viene mostrata.

 

 

 

 

Emissione fatture - registrazione pagamento e creazione partite aperte / scadenze

 

Esempio:

Se, nella videata dati intestazione è inserito un codice di pagamento opportunamente impostato per creare le scadenze e/o la registrazione del pagamento, nella videata pagamento e scadenze, si può premere Compila automaticamente registrazione pagamento e scadenze in base a... :

in base alle impostazioni del codice pagamento il programma crea la registrazione contabile immediata del pagamento della fattura in conto o a saldo e/o una o più rate di scadenza (partite aperte).

Se ddt questa schermata non viene mostrata.

Nota: Per non gestire la registrazione del pagamento e le scadenze lasciare il codice di pagamento in bianco oppure utilizzare codici pagamento senza spunta su 'creo registrazione pagamento' e senza rate.

 

La registrazione del pagamento e/o l'inserimento delle scadenze descritto di seguito può anche essere forzata manualmente.

Registrazione pagamento per esempio cassa a cliente o fornitore a banca

I dati vengono automaticamente compilati premendo Compila automaticamente registrazione pagamento e scadenze in base a... oppure si possono digitare.

Data registrazione: viene proposta quella della fattura

Importo: importo parziale o totale

Contropartita e causale: vengono proposte quelle impostate sul codice di pagamento

Descrizione: estremi della fattura

 

Scadenze / Partite aperte

Il pulsante Compila automaticamente dati, in base alle impostazioni del codice pagamento crea le scadenze con i seguenti dati:

Tipo (rimessa diretta, riba, bonifico, ecc.)

Data scadenza

Importo

Descrizione (estremi della fattura).

Il pulsante Inserimento manuale scadenza consente di inserire manualmente le scadenze.

Con doppio click sulla griglia che elenca le scadenze si possono effettuare correzioni.

Per registrare i pagamenti scaricando la partite relative alle fatture si utilizza la schermata del menu ‘registrazioni contabili’ > ‘Registrazione pagamenti con scarico partite aperte e scadenze’.

Selezione anticipi da attribuire alla fattura

Nella griglia ‘selezione anticipi’ appare l'elenco di eventuali anticipi registrati: con doppio click si selezionano gli anticipi par attribuirli alla fattura che si sta registrando.

Il pulsante Compila automaticamente registrazione pagamento e scadenze in base a... deve essere premuto dopo aver selezionato gli anticipi al fine di creare il pagamento e/o le scadenze deducendo gli anticipi.

Come si registrano acconti o anticipi ricevuti pagati prima della fattura.

Aprire registrazioni già inserite per visualizzare o modificare

Inserire il N.Protocollo o cercarlo con il binocolo e premere Apri registrazione.

 

A fianco del n. protocollo appare una sintetica descrizione della registrazione con la causale, gli estremi documento, la descrizione in partita doppia (es. diversi a fornitore).

 

Il binocolo visualizza l’elenco delle operazioni già inserite e permette di ricercare le registrazioni.

E' anche possibile ricercare per numero registrazione.

Come in una nuova registrazione, i dati sono disposti su varie videate selezionabili tramite le linguette in basso:

dati intestazione  imponibile iva e contropartite reverse charge  pagamento e scadenze

 

Nella videata dati intestazione , se esistono registrazioni correlate (pagamento, reverse charge, scadenze) appare il rettangolo evidenziato in giallo con eventuali segnalazioni, se ddt fatturato appare il relativo numero di fattura:

 

 

Nella videata pagamento e scadenze

appaiono i pagamenti già registrati a saldo o in conto e le eventuali partite aperte.

 

Segnalazioni che possono apparire quando si apre una registrazione iva

- già stampata sul libro giornale o sui registri iva: è possibile modificare la registrazione ma sarà necessario ristampare i registri.

- registrazione creata da un'altra schermata o registrazione automatica

Note importanti su correzioni o eliminazione registrazioni iva

Nel caso sia stata aperta una fattura precedentemente inserita ed si modifichino dati nelle videate dati intestazione o righe potrebbe essere necessario anche correggere i dati delle scadenze e/o della registrazione pagamento.

Il programma impedisce di modificare scadenze già pagate e, se necessario, impedisce l’eliminazione della fattura.

Qualora si desideri eliminare la fattura bisogna prima eliminare le relative registrazioni di pagamento dal menu ‘registrazioni contabili’ > ‘Registrazione pagamenti con scarico partite aperte e scadenze’.